Astuce #30 : Gérer un budget

Dans votre entreprise, le comptable de service est absent, malade, cuité, blessé, en voyage humanitaire au Cap Ferrat (rayez les mentions inutiles) ? Ainsi pour une raison inconnue, un quelconque responsable vous a confié la gestion du budget d’un dossier et vous voici perdu et dépité. Pas de panique, Bloguéotravail est là et vous délivre cinq astuces indispensables pour mener à bien la lourde tâche qui vous incombe.

1. Consultez l’historique de la boite.

Quitte à vous surprendre, sachez que vous ne pouvez pas vous lancer dans un budget comme ça. Il s’agit d’un travail à part entière, attaché à ses codes et à son histoire (comme le notariat ou le catch).

Il sera donc de votre responsabilité d’inscrire votre travail dans la longue tradition des illustres comptables qui ont parcouru les glorieux locaux que vous occupez aujourd'hui. Vous devrez mener un périple jusqu’aux archives pour ce faire (une première révérence au passé de votre entreprise) et jeter un œil à ce à quoi ressemblent les derniers budgets. Au moins pour la forme.

2. Utilisez des chiffres (I).

On vous le précise rapidement. Faire un budget, c’est avant tout mettre des chiffres en face de mots. Vous serez donc contraints d’utiliser des chiffres… et des maths. C’est là que les sentimentaux qui ont fidèlement gardé leur Texas Instrument (ou Casio pour les nipponophiles) vont pouvoir se démarquer en se montrant tout de suite plus à l’aise avec l’abstraction mathématique. Quoi qu’il en soit, vous voici venu dans un monde de pourcentages, d’additions et de sous-totaux.

Mais ne vous inquiétez pas trop. Vous découvrirez rapidement que les grands professionnels ont développé une somme incroyable de logiciels et d’instruments qui vont vous faciliter la vie. Qu’il est loin le temps où nos pères devaient faire leurs bilans comptables à la main et au crayon gris (pour pouvoir effacer les erreurs).

3. Ne soyez pas trop léger.

Il faut utiliser des chiffres face à des mots, vous l’avez bien compris. Mais faites gaffes quand même. Les mots représentent en fait des postes de dépenses et les chiffres sont en réalité l’argent que votre entreprise dépensera. Vous voyez venir les emmerdes, hein ? Veillez donc à ne pas dépasser les sommes que l’on vous alloue ou à vous inventer des subventions perçues. Tôt ou tard, ça finira par se savoir et vous risquez des mesures de rétorsion.

Tant que vous y êtes, évitez aussi les conduites illégales. Si les doubles-caisses ne sont même plus tolérées dans les communes des Hauts-de-Seine, soyez certains qu’elles ne sont plus autorisées nulle part. Évitez donc de piquer pas dans les caisses du CE, ce n’est jamais discret.

4. Prenez votre temps. 

Dans l’absolu, un budget ça peut prendre 6 heures pour être bouclé. Sauf que dans le concret, ce n’est jamais le cas. Il va vous falloir trouver des informations, demander des devis, poursuivre les commerciaux, harceler les chefs de projets. Tout ça demande du temps et donc, en conséquence, prenez le vraiment.

Vous n’avez que deux réelles stratégies : être le malade qui agresse les gens en vociférant et bavant pour obtenir tout de suite les infos que vous recherchez (technique Bruce Willis), ou vous la jouer plus cool et profiter de discussions anodines pour placer vos pions avec nonchalance (technique Lobbyiste).

Il est généralement préférable de d'embrayer sur la technique du lobbyiste. En dernier recours, si jamais vos supérieurs vous mettent la pression, il sera toujours temps d’appeler Bruce Willis à l’aide (après avoir sauvé le monde ce matin, il viendra bien à votre aide cet après-midi).

5. Utilisez des chiffres (II). 

Pour qu’une activité soit jugée sérieuse, il faut qu’elle apparaisse comme tel. C’est une règle. C’est ce que l’on appelle la performativité : quand énoncer quelque chose rend l’énoncé réel.

Pour la comptabilité, c’est pareil… à une nuance prêt. Dans un monde de chiffres, on ne peut être réellement crédible qu’avec des chiffres (ça a en plus l’intérêt d’épater vos interlocuteurs). Vous devez donc être capable de justifier chacun de vos choix par une règle (réelle ou inventée) défendue par des chiffres. Quand on vous demande pourquoi un poste a une telle importance, répondez que c’est parce que vous ne faites que suivre la règle des 80/20 (80% ici, 20% là). Quand on vous demande pourquoi avoir divisé le budget en trois grands ensembles, expliquez bien que c’est une convention et que celle-ci préconise une répartition 50-30-20. 

Faites gaffe tout de même, les chiffres seuls ça ne suffit pas toujours, on peut remettre en question vos options. Il vous faudra alors de la conviction et de la mauvaise foi. Lorsque l’on conteste vos choix, laissez la critique se faire et répondez “Ah, oui je vous entends. Vous raisonnez selon la méthode d’Hondt. C’est tout à fait respectable mais moi je travaille selon la méthode de Sainte-Laguë modifiée. Simple opposition théorique”. Peu importe qu’Hondt et Sainte-Laguë n’aient rien apporté à la science budgétaire (eux ils faisaient des scrutins proportionnels), vous avez gagné l’échange.

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